Hồ sơ xuất khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc: CFS, CoA và GMP

Một sản phẩm đã hoàn thiện vẫn chưa phải một sản phẩm xuất được. Các lô hàng bị giữ lại vì một tờ giấy nhiều hơn hẳn so với vì bất cứ điều gì bên trong chiếc chai — một giấy chứng nhận ghi sai pháp nhân, một báo cáo kiểm nghiệm mô tả một lô khác, một bước xác thực chưa ai bắt đầu làm.

Phần lớn thương hiệu gặp những giấy tờ này từng cái một, dưới dạng một lời yêu cầu từ đơn vị giao nhận hay từ nhà nhập khẩu, rồi coi chúng như những biểu mẫu để điền. Chúng không phải biểu mẫu. Mỗi tờ là một lời khẳng định do một bên khác nhau đưa ra về một thứ khác nhau, và không thu thập chúng theo thứ tự tùy ý được, vì có những tờ mô tả một thứ còn chưa tồn tại.

Bài này nói mỗi tờ giấy khẳng định điều gì và vì sao thứ tự thu thập lại quan trọng. Đây là phần định hướng, không phải một ý kiến về tuân thủ. Nơi đến của quý khách hỏi những giấy tờ nào là câu hỏi dành cho chính nơi đến ấy — từng thị trường đòi hỏi những gì trình bày các thị trường chúng tôi bao quát, và các nguồn gốc nằm ở cuối trang.

Từng tờ giấy đang chứng minh cái gì

Có bốn lời khẳng định xuất hiện trong gần như mọi bộ hồ sơ xuất khẩu. Gọi tên các lời khẳng định trước sẽ giúp phân biệt các giấy tờ dễ hơn hẳn.

• Rằng sản phẩm đang được bán ở chính nước làm ra nó. Thị trường sản xuất đã chấp nhận sản phẩm, nên thị trường nhập khẩu không phải nơi đầu tiên nhìn thấy nó.
• Rằng lô này đạt bộ tiêu chuẩn của nó. Không phải công thức nói chung — mà là chỗ hàng nằm trong đúng những thùng carton này.
• Rằng cơ sở được vận hành theo một chuẩn sản xuất. Một lời khẳng định về nhà xưởng, thiết bị, hồ sơ và việc xuất lô, không phải về công thức của quý khách.
• Rằng nó được làm ra ở đúng nơi quý khách nói. Xuất xứ, thứ cũng xuất hiện trong yêu cầu ghi nhãn của những thị trường chúng tôi bao quát.

Một tờ giấy gần như không bao giờ phủ được hai trong số các khẳng định ấy. Đó là điều hữu ích nhất cần biết về cả bộ: một nhà nhập khẩu hỏi thêm tờ thứ tư thường là đang hỏi một lời khẳng định thứ tư chứ không phải đang làm khó.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do trả lời đúng một câu hỏi

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) xác nhận rằng sản phẩm được bán tự do tại nước xuất xứ. Với một sản phẩm mỹ phẩm sản xuất tại Hàn Quốc, giấy này được cấp ở Hàn Quốc rồi mới xuất trình cho thị trường đích.

Ba hệ quả đi theo, và các thương hiệu mất thời gian ở cả ba.

Nó đi ra từ nước sản xuất. Đây không phải một tờ giấy nhà nhập khẩu của quý khách xin được tại chỗ. Nếu sản phẩm được làm ở Hàn Quốc thì giấy chứng nhận đến từ Hàn Quốc, bất kể quý khách bán vào thị trường nào và bất kể ở đó người ta gọi tờ giấy ấy là gì.

Nó mô tả tình trạng thương mại tại nước xuất xứ, không mô tả công thức và không mô tả lô hàng. Một thị trường muốn có bản đánh giá thành phần thì sẽ hỏi bản đánh giá thành phần; thị trường muốn có kết quả kiểm nghiệm thì hỏi kết quả kiểm nghiệm. Tờ giấy này không thay thế được cái nào.

Tên của nó trong một ngôn ngữ khác thường không phải một bản dịch. Chuyện đó có mục riêng bên dưới.

Hai trong số các thị trường chúng tôi bao quát nêu yêu cầu này rất rõ. Ra mắt tại Việt Nam thường cần một giấy chứng nhận lưu hành tự do cấp tại Hàn Quốc và được hợp pháp hóa lãnh sự để dùng tại Việt Nam. Bộ hồ sơ công bố tại Indonesia được ghép từ nhận dạng sản phẩm, khung công thức, hồ sơ của nhà sản xuất và một giấy chứng nhận lưu hành tự do hoặc giấy tương đương, kèm hợp pháp hóa ở những chỗ có yêu cầu. Ở những nơi khác thì yêu cầu lại khác. Hãy lấy danh sách từ chính thị trường quý khách bước vào chứ đừng lấy từ một bài viết.

Phiếu kiểm nghiệm thuộc về một lô hàng

Phiếu kiểm nghiệm (CoA) ghi lại kết quả thử nghiệm cho một lô. Đó là toàn bộ định nghĩa của nó, và cũng là ràng buộc: tờ giấy này không thể tồn tại trước cái lô mà nó mô tả.

Việc lên kế hoạch hồ sơ và việc lên kế hoạch sản xuất va vào nhau đúng ở điểm này. Một thương hiệu ghép bộ hồ sơ xuất khẩu của mình trong lúc phát triển, đặt mọi thứ khác vào chỗ, rồi phát hiện ra rằng tờ giấy duy nhất mô tả chính chỗ hàng đang nằm trong thùng lại được sinh ra ở cuối — sau khi chiết rót, sau khi kiểm nghiệm xuất lô.

Hai hệ quả thực tế:

Hãy xin một tờ cho mỗi lô, lô nào cũng vậy. Một chuyến hàng thứ hai là một lô thứ hai với kết quả của riêng nó. Dùng lại tờ giấy đầu tiên không phải một lối tắt; đó là một chỗ vênh đang chờ bị phát hiện.

Hãy kiểm tra xem bộ tiêu chuẩn đứng sau nó có đúng là bộ tiêu chuẩn đã thống nhất không. Tờ giấy đáng giá đúng bằng cái bộ tiêu chuẩn ấy đáng giá, và bên nào ký vào bộ tiêu chuẩn là một trong những câu cần chốt trước khi cam kết — xem thẩm định nhà cung cấp mỹ phẩm Hàn Quốc trước khi cam kết.

Hồ sơ lô ra đời từ kiểm soát chất lượng và kiểm nghiệm mỹ phẩm tại Hàn Quốc như một sản phẩm phụ của việc sản xuất bình thường. Nhận hồ sơ ngay khi nó sinh ra thì không tốn gì; dựng lại về sau thì đắt.

Chứng nhận GMP thuộc về một cơ sở

CGMP tại Hàn Quốc và ISO 22716 trên bình diện quốc tế đều là các khung thực hành tốt sản xuất (GMP), và cả hai đều gắn vào một cơ sở sản xuất chứ không gắn vào một sản phẩm hay một công ty. Chúng bao trùm nhà xưởng, thiết bị, nhân sự, hồ sơ và cách một lô được xuất. Chúng không nói gì về bất kỳ công thức riêng lẻ nào.

Hai điều đi theo.

Một giấy chứng nhận chỉ bao trùm những hoạt động được in trên nó. Danh mục hoạt động ấy — phạm vi của nó — là một phần của chính giấy chứng nhận. Một cơ sở được chứng nhận cho loại hoạt động này thì không vì thế mà được chứng nhận cho loại khác: một dây chuyền được chứng nhận cho nhũ tương thì không được chứng nhận cho khí dung.

“Đối tác của chúng tôi có chứng nhận” không phải một câu trả lời. Câu hỏi hữu ích gọi tên đúng cơ sở và đúng dây chuyền mà sản phẩm của quý khách sẽ chạy trên đó. Một chứng chỉ thực sự bảo chứng điều gì vạch cùng một ranh giới ấy cho các chương trình khác mà người mua hay hỏi chúng tôi, trong đó có dấu halal, thuần chay và hữu cơ.

Vị thế của chính chúng tôi thuộc về chỗ nói thẳng ở đây: Seoul Coslab không sở hữu dây chuyền sản xuất và không giữ chứng nhận sản xuất nào của riêng mình. Những giấy chứng nhận ấy thuộc về các nhà máy. Khi một đối tác đã được ghép với dự án của quý khách, chúng tôi xác nhận tình trạng chứng nhận hiện hành và phạm vi của nó cho đúng dây chuyền đó, rồi gửi quý khách bằng chứng chứ không gửi một lời khẳng định.

Hồ sơ thông tin sản phẩm không phải một giấy chứng nhận

Có một mục trong bộ hồ sơ xuất khẩu điển hình hoàn toàn không phải một giấy chứng nhận, và coi nó như một giấy chứng nhận là một lỗi phổ biến. Hồ sơ thông tin sản phẩm là một bộ tài liệu do một bên tại thị trường đích giữ và xuất trình cho cơ quan quản lý khi được yêu cầu. Không ai cấp nó, không ai đóng dấu lên nó, và quý khách không đặt mua một bộ được.

Phần nhà sản xuất đóng góp vào đó thì đáng kể: công thức định lượng đầy đủ, bộ tiêu chuẩn nguyên liệu, phương pháp sản xuất, một bản tuyên bố tuân thủ thực hành tốt sản xuất, cùng dữ liệu độ ổn định và dữ liệu thử nghiệm hiệu quả chất bảo quản. Nhà sản xuất không giữ được nó. Ở EU, bên giữ là Người chịu trách nhiệm, và vai trò ấy đòi hỏi tư cách pháp nhân trong lãnh thổ đó — công bố CPNP cho mỹ phẩm sản xuất tại Hàn Quốc trình bày trình tự ấy theo thứ tự. Một bộ hồ sơ cùng loại cũng xuất hiện ngoài châu Âu dưới những khung khác; ở một lần ra mắt tại Thái Lan nó do bên đứng tên công bố tại chỗ giữ ở Thái Lan, và chúng tôi cung cấp phương pháp sản xuất cùng hồ sơ cơ sở đi vào đó.

Vậy nên khi một nhà nhập khẩu hỏi quý khách “bộ PIF”, họ đang hỏi phần nội dung từ phía sản xuất của một bộ hồ sơ mà chính họ sẽ ghép lại và giữ. Một tập giấy chứng nhận không trả lời được yêu cầu ấy.

Cái tên đổi theo từng ngôn ngữ

Vấn đề này tốn ngày công chứ không tốn tiền.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do được gọi bằng những cái tên khác nhau ở những nơi khác nhau, và quy luật không phải cái quý khách đoán. Có những ngôn ngữ đã có một tên bản ngữ cố định, và tờ giấy được cấp dưới chính cái tên ấy — tiếng Việt nằm trong nhóm này. Có những ngôn ngữ lại giữ nguyên cái tên tiếng Anh ngay trong văn bản chính thức của mình, nên một bản dịch tự nghĩ ra sẽ chẳng chỉ tới thứ gì — người quý khách gửi tới sẽ đi tìm một tờ giấy không tồn tại dưới cái tên đó, rồi kết luận rằng quý khách đang hỏi một thứ khác thường.

Hai quy tắc rút ra từ đây.

Hãy gọi tờ giấy theo đúng tên của nó ở nơi cấp, và gọi lại theo đúng tên của nó ở nơi nộp. Đặt cả hai cái tên trong một email sẽ gỡ được trọn một vòng nhầm lẫn.

Một cơ chế cấp giấy lưu hành tự do mà quý khách tìm thấy chưa chắc là cơ chế dành cho mỹ phẩm. Có nước vận hành cơ chế này theo từng nhóm sản phẩm, nên cơ chế hiện ra đầu tiên có thể thuộc về thực phẩm hay một ngành khác trong khi mỹ phẩm nằm dưới một khung riêng. Hãy xác nhận nhóm sản phẩm trước khi có ai đó bắt đầu nộp đơn.

Chúng tôi giữ tên của tờ giấy này theo từng ngôn ngữ ở một chỗ duy nhất, để mọi trang của trang web này gọi nó bằng cùng một cái tên trong mỗi ngôn ngữ nó được xuất bản. Đó là một việc dọn dẹp nhỏ để chặn một sự cố lặp đi lặp lại.

Dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa là một tiến độ riêng

Xin được một tờ giấy là một việc. Làm cho nó dùng được ở thị trường đích là một việc thứ hai, và việc ấy đi theo một cái lịch quý khách không kiểm soát.

Ở những thị trường có yêu cầu, giấy chứng nhận lưu hành tự do và giấy ủy quyền phải được cấp, công chứng và hợp pháp hóa trước khi nộp được. Con đường vào Việt Nam là trường hợp rõ nhất trong các thị trường chúng tôi bao quát: việc hợp pháp hóa giữ tiến độ riêng của nó và thường mới là đường găng, chứ không phải bản thân việc nộp hồ sơ. Các thương hiệu liên tục đánh giá thấp nó, và sự đánh giá thấp ấy mang tính cấu trúc — việc nộp hồ sơ trông như cái mốc, nên bước xác thực đứng trước nó bị lên kế hoạch như một việc vặt.

Ba điều làm nó chậm hơn dự tính.

• Đó là một chuỗi, không phải một bước. Cấp, công chứng và hợp pháp hóa là ba mắt xích riêng, và không phải nơi đến nào cũng đòi cùng một chuỗi. Bộ hồ sơ của Indonesia đòi hợp pháp hóa ở những chỗ có yêu cầu; điều đó không xuất hiện ở mọi thị trường.
• Mỗi mắt chỉ nhận đầu ra của mắt trước nó. Các bước không làm cùng lúc được.
• Một lần sửa có thể đẩy tờ giấy quay về vạch xuất phát. Một tên công ty viết khác với đăng ký kinh doanh, một địa chỉ đã cũ, một người ký đã rời công ty — bất kỳ điều nào cũng đủ.

Điểm thứ ba là lý do một bước tưởng buồn tẻ lại đáng được chú ý: hãy xác minh chính xác tên pháp lý và địa chỉ của mọi bên trước khi ký bất cứ thứ gì, chứ không phải sau.

Thứ tự làm cho mọi việc còn lại khả thi

Trình tự dưới đây không phải một yêu cầu pháp lý. Đi theo nó thì mỗi bước không chặn bước kế tiếp.

1. Chốt thị trường đích trước khi chốt công thức. Giấy tờ là nửa nhìn thấy được của một quyết định về thị trường. Công thức là nửa tốn kém.
2. Chốt ai là bên đứng tên nộp hồ sơ tại chỗ. Ở phần lớn thị trường chúng tôi bao quát, một hồ sơ công bố hoặc đăng ký được nộp và được giữ bởi một pháp nhân có tư cách tại đó, và tên pháp lý chính xác của bên ấy sẽ xuất hiện trên những giấy tờ quý khách sắp đem đi xác thực.
3. Thu thập hồ sơ từ phía sản xuất ngay khi nó sinh ra. Bộ tiêu chuẩn, phương pháp sản xuất, bản tuyên bố thực hành tốt sản xuất, báo cáo độ ổn định và báo cáo thử nghiệm hiệu quả chất bảo quản — tất cả đều được tạo ra trong quá trình phát triển bình thường.
4. Khởi động giấy chứng nhận lưu hành tự do, mọi giấy ủy quyền và chuỗi xác thực cùng một lúc. Ở những thị trường có yêu cầu xác thực, đây thường là đường găng.
5. Lấy phiếu kiểm nghiệm vào lúc xuất lô. Nó không thể tới sớm hơn, nên hãy sắp bộ hồ sơ quanh nó thay vì sắp quanh ngày xuất hàng.
6. Để bản thiết kế in lại sau cùng. Yêu cầu ghi nhãn được đặt theo từng thị trường — ngôn ngữ, các nội dung bắt buộc, thông tin nhà nhập khẩu — và in lại là một trong những lần sửa tốn kém hơn cả trong trình tự này.

Cái gì thuộc về chúng tôi và cái gì thuộc về quý khách

Chúng tôi chuẩn bị và cung cấp phía sản xuất: công thức định lượng đầy đủ và bộ tiêu chuẩn, phiếu kiểm nghiệm theo từng lô, báo cáo độ ổn định và báo cáo thử nghiệm hiệu quả chất bảo quản, các bản tuyên bố về sản xuất, cùng phần hỗ trợ cho việc xin giấy chứng nhận lưu hành tự do. Phần việc đó được mô tả ở xuất khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc tới thị trường của quý khách.

Có bốn thứ nằm ngoài những gì chúng tôi làm được, và nói ra sớm thì đỡ được một cuộc trao đổi về sau.

• Chúng tôi không giữ các vai trò pháp lý ở thị trường của quý khách. Một người chịu trách nhiệm ở EU hay ở Vương quốc Anh phải có tư cách pháp nhân tại đó. Quy luật ấy lặp lại ở nơi khác: bên đứng tên công bố và bên đứng tên giấy phép đều là pháp nhân tại chỗ.
• Chúng tôi không sở hữu nhà máy. Chứng nhận sản xuất thuộc về các nhà máy đối tác, và chúng tôi xác nhận phạm vi cho đúng dây chuyền của quý khách thay vì trình ra một giấy chứng nhận như thể là của mình.
• Chúng tôi không nộp hồ sơ thay quý khách. Hồ sơ do chính bên giữ nó nộp.
• Đây không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn quy chế. Yêu cầu có thay đổi. Hãy xác nhận các nghĩa vụ hiện hành cho sản phẩm của quý khách với một chuyên gia tư vấn đủ năng lực tại thị trường của mình.

Câu hỏi thường gặp

Giấy chứng nhận lưu hành tự do là gì, và với hàng sản xuất tại Hàn Quốc thì nó đến từ đâu?

Giấy này xác nhận sản phẩm được bán tự do tại nước xuất xứ. Với một sản phẩm mỹ phẩm sản xuất tại Hàn Quốc, giấy này được cấp ở Hàn Quốc rồi xuất trình tại thị trường đích, sau khi hợp pháp hóa ở những thị trường có yêu cầu. Đây không phải một tờ giấy nhà nhập khẩu của quý khách xin được tại chỗ. Chúng tôi hỗ trợ phần hồ sơ từ phía sản xuất; tiến độ xác thực thì thuộc về quý khách và đối tác của quý khách, và nên bắt đầu sớm.

Phiếu kiểm nghiệm có phải là báo cáo kiểm nghiệm không?

Đó là một loại báo cáo kiểm nghiệm cụ thể. Phiếu kiểm nghiệm ghi kết quả cho một lô duy nhất đối chiếu với một bộ tiêu chuẩn đã thống nhất, và đó là lý do nó không thể tồn tại trước khi lô ấy được làm ra. Các báo cáo trong giai đoạn phát triển — độ ổn định, hiệu quả chất bảo quản, tương thích — mô tả công thức và bao bì chứ không mô tả một lô, và chúng ra đời sớm hơn nhiều. Một bộ hồ sơ xuất khẩu thường cần cả hai.

Chứng nhận GMP của quý công ty có gửi được không?

Không có chứng nhận nào của riêng chúng tôi: Seoul Coslab không sở hữu dây chuyền sản xuất, nên không có chứng nhận sản xuất nào mang tên chúng tôi. Cái chúng tôi làm thay vào đó là xác nhận tình trạng chứng nhận hiện hành và phạm vi của nó cho đúng cơ sở và đúng dây chuyền mà sản phẩm của quý khách sẽ chạy trên đó, rồi gửi bằng chứng ấy. Phạm vi quan trọng hơn sự tồn tại — một giấy chứng nhận bao trùm những hoạt động được in trên nó và không bao trùm hoạt động nào khác.

Mọi thị trường có hỏi cùng một bộ giấy tờ không?

Không, và đó là lý do bài này không có bảng danh mục nào. Những lời khẳng định nằm bên dưới thì giống nhau ở mọi nơi — được bán ở nước xuất xứ, lô hàng đạt bộ tiêu chuẩn, cơ sở được vận hành theo một chuẩn, xuất xứ — nhưng giấy tờ nào được hỏi tới, dưới dạng nào, và kèm những bước xác thực nào thì khác nhau theo từng nơi đến. Hãy lấy danh sách từ chính thị trường quý khách bước vào.

Vì sao hợp pháp hóa lâu tới vậy?

Vì đó là một chuỗi chứ không phải một bước: mỗi mắt chỉ nhận đầu ra của mắt trước, nên các bước không làm cùng lúc được, và một lần sửa ở bất cứ đâu cũng có thể đẩy tờ giấy quay về vạch xuất phát. Thời lượng của nó cũng nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà sản xuất. Ở những thị trường có yêu cầu, hãy coi nó là đường găng và bắt đầu ngay khi tên pháp lý của các bên đã chốt.

Khi đã bán hàng rồi thì ai giữ bộ hồ sơ?

Tùy thị trường, đó là bên đứng tên công bố tại chỗ, bên đứng tên giấy phép hoặc người chịu trách nhiệm. Bên ấy thường cũng là bên làm việc với cơ quan quản lý, và điều đó biến việc này thành một câu hỏi thương mại ngang với một câu hỏi hành chính. Hãy thỏa thuận bằng văn bản chuyện gì xảy ra với hồ sơ nếu quan hệ chấm dứt, trước chuyến hàng đầu tiên chứ không phải sau.

Trang này cung cấp thông tin chung phục vụ việc lập kế hoạch sản xuất. Đây không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn về quy định, không có hiệu lực pháp lý và không làm phát sinh bất kỳ quyền nào. Yêu cầu khác nhau giữa các thị trường và thay đổi theo thời gian — trước khi thực hiện, hãy xác nhận quy định hiện hành với cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyên gia tư vấn.