Exportdokumente: Freiverkaufszertifikat, CoA, GMP

Ein fertiges Produkt ist noch kein versandfähiges Produkt. Sendungen bleiben weit häufiger wegen eines Dokuments liegen als wegen irgendetwas, das in der Flasche ist – ein Zertifikat, das die falsche Stelle nennt, ein Prüfbericht, der eine andere Charge beschreibt, ein Beglaubigungsschritt, den niemand begonnen hat.

Die meisten Marken begegnen diesen Dokumenten einzeln, als Anforderung eines Spediteurs oder eines Importeurs, und behandeln sie als auszufüllende Formulare. Formulare sind sie nicht. Jedes ist eine Aussage, die eine andere Partei über eine andere Sache trifft, und sie lassen sich nicht in beliebiger Reihenfolge einsammeln, weil manche davon etwas beschreiben, das noch gar nicht existiert.

Dieser Text handelt davon, was jedes Dokument behauptet und warum die Reihenfolge zählt. Er dient der Orientierung und ist keine Bewertung Ihrer Regelkonformität. Welche Dokumente Ihr Zielmarkt verlangt, ist eine Frage an diesen Markt – was jeder Markt verlangt zeigt die Märkte, die wir abdecken, und die Primärquellen stehen am Ende.

Was jedes Dokument belegt

In fast jeder Exportakte kommen vier Behauptungen vor. Diese Behauptungen zuerst zu benennen macht es sehr viel leichter, die Dokumente auseinanderzuhalten.

• Dass das Produkt im Heimatmarkt verkauft wird. Der Markt, in dem es hergestellt wird, hat es akzeptiert, der Einfuhrmarkt ist also nicht der erste, der es sieht.
• Dass diese Charge ihre Spezifikation erfüllt. Nicht die Rezeptur im Allgemeinen – die Ware in genau diesen Kartons.
• Dass der Standort nach einem Fertigungsstandard betrieben wird. Eine Aussage über Räume, Anlagen, Dokumentation und Chargenfreigabe, nicht über Ihre Rezeptur.
• Dass es dort hergestellt wurde, wo Sie es angeben. Der Ursprung, der auch in den Kennzeichnungsanforderungen der von uns abgedeckten Märkte auftaucht.

Ein einzelnes Dokument deckt fast nie zwei dieser Behauptungen ab. Das ist das Nützlichste, was man über den ganzen Satz wissen kann: Ein Importeur, der ein viertes Dokument verlangt, verlangt meist eine vierte Behauptung und ist nicht schwierig.

Das Freiverkaufszertifikat beantwortet eine Frage

Ein Freiverkaufszertifikat bestätigt, dass das Produkt in seinem Herkunftsland frei verkauft wird. Bei einem in Korea gefertigten Kosmetikmittel wird es in Korea ausgestellt und dann im Zielmarkt vorgelegt.

Daraus folgen drei Dinge, und bei jedem davon verlieren Marken Zeit.

Es geht vom Herstellungsland nach außen. Es ist kein Dokument, das Ihr Importeur vor Ort besorgt. Wird das Produkt in Korea hergestellt, kommt das Zertifikat aus Korea – gleich in welchen Markt Sie verkaufen und wie das Dokument dort heißt.

Es beschreibt den kaufmännischen Status im Heimatmarkt, nicht die Rezeptur und nicht die Charge. Ein Markt, der eine Inhaltsstoffbewertung will, verlangt eine Inhaltsstoffbewertung; einer, der Prüfergebnisse will, verlangt Prüfergebnisse. Für keines von beidem steht dieses Zertifikat ein.

Sein Name in einer anderen Sprache ist häufig keine Übersetzung. Dazu weiter unten ein eigener Abschnitt.

Zwei der von uns abgedeckten Märkte nennen die Anforderung ausdrücklich. Ein Launch in Vietnam braucht in der Regel ein in Korea ausgestelltes und für die Verwendung in Vietnam legalisiertes Freiverkaufszertifikat. Das indonesische Notifizierungsdossier setzt sich aus Produktidentität, dem Rezepturrahmen, Herstellerunterlagen und einem Freiverkaufszertifikat oder Gleichwertigem zusammen, mit Legalisation, wo sie verlangt wird. Anderswo weicht die Anforderung ab. Nehmen Sie die Liste von dem Markt, in den Sie gehen, und nicht aus einem Artikel.

Das Analysenzertifikat gehört zu einer Charge

Ein Analysenzertifikat (CoA) hält die Prüfergebnisse für eine Charge fest. Das ist die vollständige Definition, und es ist zugleich die Beschränkung: Das Dokument kann nicht vor der Charge existieren, die es beschreibt.

Genau hier stoßen Dokumentenplanung und Produktionsplanung zusammen. Eine Marke stellt ihre Exportakte während der Entwicklung zusammen, bringt alles Übrige in Ordnung und stellt dann fest, dass das eine Dokument, das die tatsächlich in den Kartons liegende Ware beschreibt, am Ende entsteht – nach der Abfüllung, nach der Freigabeprüfung.

Zwei praktische Folgen:

Verlangen Sie eines je Charge, für jede Charge. Eine zweite Sendung ist eine zweite Charge mit eigenen Ergebnissen. Das erste Zertifikat wiederzuverwenden ist keine Abkürzung, sondern ein Widerspruch, der nur darauf wartet, gefunden zu werden.

Prüfen Sie, ob die Spezifikation dahinter die vereinbarte ist. Das Dokument ist genau so viel wert, wie diese Spezifikation wert ist, und die Frage, wer sie unterschreibt, gehört zu denen, die vor der Zusage zu klären sind – siehe wie Sie einen koreanischen Kosmetikhersteller prüfen.

Chargendokumentation fällt in der Qualitätskontrolle und Prüfung von Kosmetik in Korea als Nebenprodukt der normalen Produktion an. Sie entgegenzunehmen, während sie entsteht, kostet nichts; sie hinterher zu rekonstruieren ist teuer.

Das GMP-Zertifikat gehört zu einem Standort

CGMP in Korea und ISO 22716 international sind beides Rahmenwerke für gute Herstellungspraxis (GMP), und beide hängen an einem Produktionsstandort und nicht an einem Produkt oder an einer Firma. Sie decken Räume, Anlagen, Personal, Dokumentation und die Freigabe einer Charge ab. Über eine einzelne Rezeptur sagen sie nichts.

Daraus folgt zweierlei.

Ein Zertifikat deckt nur die darauf gedruckten Tätigkeiten ab. Diese Liste der Tätigkeiten – ihr Geltungsbereich – ist Teil des Zertifikats selbst. Ein Standort, der für eine Art von Tätigkeit zertifiziert ist, ist damit nicht für eine andere zertifiziert: Eine für Emulsionen zertifizierte Linie ist nicht für Aerosole zertifiziert.

„Unser Partner ist zertifiziert“ ist keine Antwort. Die brauchbare Frage benennt den Standort und die Linie, auf der Ihr Produkt tatsächlich laufen wird. Was ein Zertifikat wirklich abdeckt zieht dieselbe Unterscheidung für die übrigen Systeme, nach denen Einkäufer uns fragen, darunter Halal-, Vegan- und Bio-Zeichen.

Unsere eigene Lage gehört hier offen dazu: Seoul Coslab besitzt keine Produktionslinien und hält keine eigene Fertigungszertifizierung. Diese Zertifikate gehören den Werken. Sobald ein Partner zu Ihrem Projekt passt, bestätigen wir die aktuelle Zertifizierung und deren Geltungsbereich für genau diese Linie und schicken Ihnen den Nachweis statt einer Behauptung.

Eine Produktinformationsdatei ist kein Zertifikat

Ein Bestandteil einer üblichen Exportakte ist überhaupt kein Zertifikat, und ihn für eines zu halten ist ein verbreiteter Fehler. Eine Produktinformationsdatei ist ein Dossier, das eine Partei im Zielmarkt verwahrt und den Behörden auf Anfrage zugänglich macht. Niemand stellt sie aus, niemand stempelt sie, und bestellen kann man sie nicht.

Was ein Hersteller dazu beiträgt, ist erheblich: die vollständige quantitative Rezeptur, Rohstoffspezifikationen, das Herstellverfahren, eine Erklärung zur Einhaltung der guten Herstellungspraxis sowie Daten zu Stabilität und Konservierungsbelastung. Verwahren kann ein Hersteller sie nicht. In der EU verwahrt sie die verantwortliche Person, und diese Rolle verlangt eine Niederlassung im Gebiet – CPNP-Notifizierung für ein in Korea gefertigtes Kosmetikmittel beschreibt diese Abfolge der Reihe nach. Eine Datei derselben Art gibt es außerhalb Europas unter anderen Rahmenwerken; bei einem Launch in Thailand wird sie in Thailand vom dortigen Inhaber der Notifizierung verwahrt, und wir liefern das Herstellverfahren und die Standortdokumentation, die hineingehen.

Wenn ein Importeur Sie also nach „der PIF“ fragt, fragt er nach den Inhalten der Fertigungsseite für eine Datei, die er selbst zusammenstellt und behält. Ein Ordner voller Zertifikate beantwortet diese Bitte nicht.

Der Name wechselt von Sprache zu Sprache

Dieses Problem kostet Tage, nicht Geld.

Das Freiverkaufszertifikat heißt an verschiedenen Orten Verschiedenes, und das Muster ist nicht das, das man vermuten würde. Manche Sprachen haben einen eingeführten eigenen Namen, und das Dokument wird unter diesem Namen ausgestellt – Deutsch gehört dazu. Andere behalten den englischen Namen auch in ihren eigenen amtlichen Papieren bei, sodass eine erfundene Übersetzung überhaupt nichts benennt: Die Person, der Sie schreiben, sucht nach einem Dokument, das unter diesem Namen nicht existiert, und schließt daraus, dass Sie etwas Ungewöhnliches verlangen.

Daraus folgen zwei Regeln.

Nennen Sie das Dokument so, wie es dort heißt, wo es ausgestellt wird, und noch einmal so, wie es dort heißt, wo es eingereicht wird. Beide Namen in eine E-Mail zu schreiben erspart eine ganze Runde Verwirrung.

Ein Freiverkaufsverfahren, das Sie finden, ist nicht zwangsläufig das für Kosmetik. Manche Länder führen sie je Produktkategorie, das Verfahren, das zuerst auftaucht, kann also zu Lebensmitteln oder zu einem anderen Sektor gehören, während Kosmetik unter einem eigenen Rahmen sitzt. Klären Sie die Kategorie, bevor jemand einen Antrag beginnt.

Wir halten den Namen dieses Dokuments Sprache für Sprache an einer Stelle fest, damit jede Seite dieser Website es in jeder Sprache, in der sie erscheint, gleich nennt. Kleine Ordnungsarbeit gegen einen wiederkehrenden Fehler.

Übersetzung, Beglaubigung und Legalisation haben einen eigenen Zeitplan

Ein Dokument zu bekommen ist eine Aufgabe. Es im Zielmarkt verwendbar zu machen ist eine zweite, und sie folgt einem Kalender, den Sie nicht steuern.

Wo ein Markt es verlangt, müssen ein Freiverkaufszertifikat und eine Vollmacht ausgestellt, notariell beglaubigt und legalisiert werden, bevor sie eingereicht werden können. Der Weg nach Vietnam ist unter den von uns abgedeckten Märkten der deutlichste Fall: Die Legalisation hat ihren eigenen Zeitplan und ist meist der kritische Pfad, nicht die Einreichung selbst. Marken unterschätzen sie durchweg, und die Unterschätzung hat System – die Einreichung sieht nach dem Meilenstein aus, also wird die Beglaubigung davor als Besorgung eingeplant.

Drei Dinge machen sie langsamer als erwartet.

• Sie ist eine Kette und kein Schritt. Ausstellen, Beglaubigen und Legalisieren sind drei getrennte Glieder, und nicht jeder Zielmarkt verlangt dieselbe Kette. Das indonesische Dossier verlangt Legalisation, wo sie erforderlich ist; in jedem Markt kommt sie nicht vor.
• Jedes Glied nimmt nur an, was das vorige ausgegeben hat. Die Schritte lassen sich nicht gleichzeitig gehen.
• Eine Korrektur kann das Dokument an den Anfang zurückschicken. Ein Firmenname, der anders geschrieben ist als im Register, eine überholte Anschrift, ein Unterzeichner, der das Unternehmen verlassen hat – jedes davon genügt.

Der dritte Punkt ist der Grund, warum ein unspektakulärer Schritt Aufmerksamkeit verdient: Prüfen Sie die genauen Rechtsnamen und Anschriften aller Beteiligten, bevor etwas unterschrieben wird, und nicht danach.

Die Reihenfolge, die den Rest möglich macht

Die folgende Abfolge ist keine regulatorische Vorgabe. Sie einzuhalten verhindert, dass ein Schritt den nächsten blockiert.

1. Die Zielmärkte entscheiden, bevor die Rezeptur final ist. Die Dokumente sind die sichtbare Hälfte einer Marktentscheidung. Die Rezeptur ist die teure Hälfte.
2. Klären, wer die Einreichung vor Ort hält. In den meisten von uns abgedeckten Märkten wird eine Notifizierung oder Registrierung von einer dort niedergelassenen Stelle eingereicht und gehalten, und der genaue Rechtsname dieser Partei wird auf Dokumenten stehen, die Sie gleich beglaubigen lassen.
3. Die Unterlagen der Fertigungsseite einsammeln, während sie entstehen. Spezifikationen, das Herstellverfahren, die Erklärung zur guten Herstellungspraxis, Berichte zu Stabilität und Konservierungsbelastung – all das entsteht in einer normalen Entwicklung.
4. Freiverkaufszertifikat, etwaige Vollmacht und die Beglaubigungskette gemeinsam starten. Wo ein Markt Beglaubigung verlangt, ist das meist der kritische Pfad.
5. Das Analysenzertifikat bei der Chargenfreigabe abholen. Früher kann es nicht kommen – planen Sie das Dokumentenpaket also um diesen Punkt herum und nicht um den Versandtermin.
6. Die Druckdaten zuletzt. Kennzeichnungsanforderungen werden je Markt gesetzt – Sprache, Pflichtangaben, Angaben zum Importeur –, und ein Nachdruck gehört zu den teureren Korrekturen in dieser Abfolge.

Was bei uns liegt und was bei Ihnen

Wir bereiten die Fertigungsseite vor und liefern sie: die vollständige quantitative Rezeptur und die Spezifikationen, Analysenzertifikate je Charge, Berichte zu Stabilität und Konservierungsbelastung, Herstellererklärungen und Unterstützung beim Antrag auf das Freiverkaufszertifikat. Diese Arbeit ist unter Kosmetik aus Korea in Ihren Markt exportieren beschrieben.

Vier Dinge liegen außerhalb dessen, was wir tun können, und das früh zu sagen erspart später ein Gespräch.

• Wir halten keine gesetzlichen Rollen in Ihrem Markt. Eine verantwortliche Person in der EU oder im UK muss dort niedergelassen sein. Anderswo wiederholt sich das Muster: Inhaber von Notifizierungen und Zulassungen sind örtliche Stellen.
• Wir besitzen keine Werke. Fertigungszertifikate gehören den Partnerbetrieben, und wir bestätigen den Geltungsbereich für Ihre Linie, statt ein Zertifikat als unseres auszugeben.
• Wir reichen nicht für Sie ein. Eingereicht wird von der Partei, die die Einreichung hält.
• Dies ist keine Rechts- oder Regulierungsberatung. Anforderungen ändern sich. Bestätigen Sie die aktuellen Pflichten für Ihr Produkt mit einer qualifizierten Beratung in Ihrem Markt.

Häufige Fragen

Was ist ein Freiverkaufszertifikat, und woher kommt es bei einem in Korea gefertigten Produkt?

Es bestätigt, dass das Produkt in seinem Herkunftsland frei verkauft wird. Bei einem in Korea gefertigten Kosmetikmittel wird es in Korea ausgestellt und dann im Zielmarkt vorgelegt, nach Legalisation, wo dieser Markt sie verlangt. Es ist kein Dokument, das Ihr Importeur vor Ort besorgt. Wir unterstützen den Antrag auf der Fertigungsseite; der Beglaubigungszeitplan liegt bei Ihnen und Ihrem Partner, und er sollte früh beginnen.

Ist ein Analysenzertifikat dasselbe wie ein Prüfbericht?

Es ist eine bestimmte Art von Prüfbericht. Ein Analysenzertifikat hält die Ergebnisse für eine einzelne Charge gegen eine vereinbarte Spezifikation fest – deshalb kann es nicht vor der Herstellung dieser Charge existieren. Entwicklungsberichte zu Stabilität, Konservierungsbelastung und Verträglichkeit beschreiben die Rezeptur und das Packmittel statt einer Charge und entstehen sehr viel früher. Eine Exportakte braucht üblicherweise beides.

Können Sie uns Ihr GMP-Zertifikat schicken?

Kein eigenes: Seoul Coslab besitzt keine Produktionslinien, es existiert also kein Fertigungszertifikat auf unseren Namen. Was wir stattdessen tun, ist, die aktuelle Zertifizierung und ihren Geltungsbereich für genau den Standort und die Linie zu bestätigen, auf der Ihr Produkt laufen wird, und Ihnen diesen Nachweis zu schicken. Der Geltungsbereich zählt mehr als das Vorhandensein – ein Zertifikat deckt die darauf gedruckten Tätigkeiten ab und keine anderen.

Verlangen alle Märkte dieselben Dokumente?

Nein, und deshalb enthält dieser Text keine Checkliste. Die zugrunde liegenden Behauptungen ähneln sich überall – im Heimatmarkt verkauft, Charge erfüllt die Spezifikation, Standort nach einem Standard betrieben, Ursprung –, aber welche Dokumente verlangt werden, in welcher Form und mit welchen Beglaubigungsschritten, unterscheidet sich je Zielmarkt. Nehmen Sie die Liste von dem Markt, in den Sie gehen.

Warum dauert die Legalisation so lange?

Weil sie eine Kette ist und kein einzelner Schritt: Jedes Glied nimmt nur an, was das vorige ausgegeben hat, die Schritte lassen sich also nicht gleichzeitig gehen, und eine Korrektur an irgendeiner Stelle kann das Dokument an den Anfang zurückschicken. Ihre Dauer liegt außerdem außerhalb der Kontrolle des Herstellers. Wo ein Markt sie verlangt, behandeln Sie sie als kritischen Pfad und beginnen Sie, sobald die Rechtsnamen der Beteiligten feststehen.

Wer verwahrt die Dokumente, sobald wir verkaufen?

Je nach Markt ein örtlicher Inhaber der Notifizierung, ein Zulassungsinhaber oder eine verantwortliche Person. Diese Partei ist üblicherweise auch die, mit der die Behörden zu tun haben, was daraus ebenso sehr eine kaufmännische wie eine verwaltungstechnische Frage macht. Halten Sie schriftlich fest, was mit der Einreichung geschieht, wenn die Beziehung endet – vor der ersten Sendung und nicht danach.

Diese Seite enthält allgemeine Informationen für die Fertigungsplanung. Sie stellt keine Rechts- oder Regulierungsberatung dar, hat keine rechtliche Wirkung, und aus ihr können keine Ansprüche abgeleitet werden. Anforderungen unterscheiden sich je nach Markt und ändern sich mit der Zeit – bestätigen Sie vor jeder Entscheidung den aktuellen Stand bei der zuständigen Behörde oder durch qualifizierte Beratung.