한국 화장품 수출 서류 — 무엇을 증명하는 종이인가

완성된 제품이 곧 선적할 수 있는 제품은 아닙니다. 화물이 묶이는 것은 병 안에 든 것 때문이기보다 서류 때문인 경우가 훨씬 많습니다. 엉뚱한 주체가 적힌 증명서, 다른 배치를 서술하고 있는 시험 보고서, 아무도 시작하지 않은 인증 절차 같은 것들입니다.

브랜드는 이 서류들을 대개 하나씩 만납니다. 포워더나 수입자의 요청으로 만나고, 채워 넣을 양식으로 다룹니다. 양식이 아닙니다. 하나하나가 서로 다른 당사자가 서로 다른 것에 대해 하는 진술이고, 원하는 순서대로 모을 수도 없습니다. 그중 일부는 아직 존재하지 않는 것을 서술하기 때문입니다.

이 글은 각 서류가 무엇을 주장하는지, 그리고 모으는 순서가 왜 중요한지를 다룹니다. 방향을 잡기 위한 것이지 규제 적합성 의견이 아닙니다. 도착 시장이 어떤 서류를 요구하는지는 그 시장에 물을 질문이고, 시장별 요건에 저희가 다루는 시장을 정리해 두었으며 1차 출처는 페이지 끝에 있습니다.

각 서류가 무엇을 증명하는가

거의 모든 수출 서류철에서 네 가지 주장이 나옵니다. 주장을 먼저 이름 붙여 두면 서류를 구분하기가 훨씬 쉬워집니다.

• 본국에서 팔리고 있다. 만든 시장이 이 제품을 받아들였으므로 수입 시장이 처음 보는 것이 아닙니다.
• 이 배치가 자기 규격을 만족한다. 처방 일반이 아니라 이 상자들 안에 든 물건입니다.
• 이 제조소가 제조 기준에 따라 운영된다. 건물과 설비, 문서, 배치 출하에 관한 진술이지 귀사의 처방에 관한 진술이 아닙니다.
• 말씀하신 곳에서 만들어졌다. 원산지이고, 저희가 다루는 시장들의 표시 요건에도 등장합니다.

하나의 서류가 이 가운데 둘을 함께 덮는 일은 거의 없습니다. 서류 전체에 대해 알아 두실 가장 쓸모 있는 사실이 그것입니다. 네 번째 서류를 요구하는 수입자는 까다롭게 구는 것이 아니라 네 번째 주장을 요구하고 있는 경우가 보통입니다.

자유판매증명서는 하나의 질문에 답합니다

자유판매증명서(CFS)는 제품이 원산국에서 자유롭게 판매되고 있음을 확인합니다. 한국에서 만든 화장품이라면 한국에서 발급받아 도착 시장에 제출합니다.

여기서 세 가지 결과가 따라오고, 브랜드는 그 셋 모두에서 시간을 잃습니다.

제조국에서 바깥으로 나가는 서류입니다. 수입자가 현지에서 받아 오는 서류가 아닙니다. 제품을 한국에서 만들었다면 증명서는 한국에서 나옵니다. 어느 시장에 파시든, 그쪽에서 그 서류를 무엇이라 부르든 그렇습니다.

본국에서의 상업적 지위를 서술하지 처방도 배치도 서술하지 않습니다. 성분 평가를 원하는 시장은 성분 평가를 요구하고, 시험 결과를 원하는 시장은 시험 결과를 요구합니다. 이 증명서는 둘 중 어느 것도 대신하지 않습니다.

다른 언어에서의 이름이 번역이 아닌 경우가 잦습니다. 이것은 아래에 따로 절을 두었습니다.

저희가 다루는 시장 가운데 둘은 요건을 분명하게 적어 두고 있습니다. 베트남 시장을 위한 생산에는 한국에서 발급받아 베트남에서 쓸 수 있도록 영사확인을 마친 자유판매증명서가 통상 필요합니다. 인도네시아 시장의 신고 서류는 제품 식별 정보와 처방 프레임, 제조사 문서, 그리고 자유판매증명서 또는 동등 문서로 엮이고, 요구되는 경우 영사확인이 함께 붙습니다. 그 밖의 곳은 요건이 다릅니다. 목록은 글이 아니라 들어가시는 시장에서 받으십시오.

시험성적서는 배치에 속합니다

시험성적서(CoA)는 한 배치의 시험 결과를 기록합니다. 정의는 그것이 전부이고, 동시에 그것이 제약입니다. 서술하는 그 배치보다 먼저 존재할 수 없습니다.

서류 기획과 생산 기획이 정확히 이 지점에서 부딪힙니다. 브랜드가 개발하는 동안 수출 서류철을 엮고 다른 것을 전부 갖춰 놓은 다음, 상자 안에 실제로 든 물건을 서술하는 그 한 장이 맨 끝에, 그러니까 충전이 끝나고 출하 시험이 끝난 뒤에 생긴다는 것을 알게 됩니다.

실무적인 결과는 둘입니다.

배치마다 한 장씩, 모든 배치에 대해 요청하십시오. 두 번째 선적은 자기 결과를 가진 두 번째 배치입니다. 첫 번째 성적서를 다시 쓰는 것은 지름길이 아니라 언젠가 들킬 불일치입니다.

그 뒤에 있는 규격이 합의한 그 규격인지 확인하십시오. 이 서류의 값어치는 정확히 그 규격의 값어치만큼입니다. 그리고 규격에 어느 쪽이 서명하는지는 약정하기 전에 정리할 질문 가운데 하나입니다. 한국 화장품 공급사 검증을 보십시오.

배치 문서는 한국 화장품 품질관리와 시험에서 통상의 생산에 딸린 부산물로 나옵니다. 생기는 대로 받아 두는 데는 값이 들지 않고, 나중에 복원하는 데는 많이 듭니다.

제조 관리 기준 인증서는 제조소에 속합니다

한국의 CGMP와 국제 규격인 ISO 22716은 모두 제조 관리 기준(GMP) 체계이고, 둘 다 제품이나 회사가 아니라 생산 제조소에 붙습니다. 건물과 설비, 인력, 문서, 그리고 배치를 어떻게 출하하는지를 다룹니다. 개별 처방에 대해서는 아무것도 말하지 않습니다.

여기서 두 가지가 따라 나옵니다.

인증서는 거기 인쇄된 작업 범위만 덮습니다. 그 작업 목록, 즉 인증 범위는 인증서 자체의 일부입니다. 어떤 작업으로 인증받은 제조소가 그것으로 다른 작업까지 인증받은 것은 아닙니다. 에멀전으로 인증받은 라인이 에어로졸로 인증받은 것은 아닙니다.

“저희 파트너가 인증을 받았습니다”는 답이 아닙니다. 쓸모 있는 질문은 제조소와 귀사의 제품이 실제로 돌아갈 라인을 지목합니다. 인증이 무엇을 보증하는가에서 바이어들이 저희에게 물어보는 다른 인증들에 대해서도 같은 구분을 그어 두었습니다. 할랄과 비건, 유기농 마크가 거기 들어갑니다.

저희 자신의 자리도 여기서 밝혀 두겠습니다. Seoul Coslab은 생산 라인을 소유하지 않고 자체 제조 인증도 보유하지 않습니다. 이 인증서들은 공장의 것입니다. 프로젝트에 파트너가 정해지면 저희가 그 라인의 현재 인증과 그 범위를 확인해서, 주장이 아니라 근거를 보내 드립니다.

제품정보파일은 증명서가 아닙니다

전형적인 수출 서류철에서 한 항목은 증명서가 아예 아니고, 증명서처럼 다루는 것이 흔한 실수입니다. 제품정보파일(PIF)은 도착 시장의 어느 당사자가 보관하다가 당국이 요청하면 열람할 수 있게 하는 문서철입니다. 아무도 발급하지 않고, 아무도 도장을 찍지 않으며, 주문할 수도 없습니다.

제조사가 여기에 넣는 것은 적지 않습니다. 정량 처방 전체, 원료 규격, 제조 방법, 제조 관리 기준 준수 진술, 그리고 안정성과 방부력 데이터입니다. 다만 제조사가 그것을 보관할 수는 없습니다. EU에서 보관 주체는 책임자이고, 그 역할은 역내 설립을 요구합니다. 한국산 화장품의 EU CPNP 신고에 그 순서를 정리해 두었습니다. 같은 종류의 파일이 유럽 밖에서도 다른 제도의 이름으로 나타납니다. 태국 시장을 위한 생산에서는 태국 안에서 현지 신고 주체가 보관하고, 저희는 거기 들어가는 제조 방법과 제조소 문서를 드립니다.

그러니 수입자가 “PIF를 달라”고 할 때 그 사람이 요청하고 있는 것은 자기가 엮어서 보관할 파일의 제조 측 내용입니다. 증명서를 모아 놓은 폴더는 그 요청에 대한 답이 아닙니다.

이름은 언어마다 달라집니다

이 문제는 돈보다 날짜를 잡아먹습니다.

자유판매증명서는 나라마다 다른 이름으로 불리고, 그 양상은 짐작과 다릅니다. 어떤 언어에는 자리 잡은 자국어 이름이 있고 서류가 그 이름으로 발급됩니다. 어떤 언어는 자기 공문서 안에서도 영어 이름을 그대로 쓰므로, 지어낸 번역어는 아무것도 가리키지 못합니다. 받은 사람이 그런 이름의 서류를 찾다가 못 찾고, 귀사가 뭔가 특이한 것을 요구한다고 결론짓습니다. 한국어에는 자리 잡은 이름이 있고, 그것이 자유판매증명서입니다.

여기서 두 가지 규칙이 나옵니다.

발급되는 곳에서 불리는 이름으로 적고, 제출되는 곳에서 불리는 이름으로 한 번 더 적으십시오. 메일 하나에 두 이름을 함께 넣으면 혼선 한 바퀴가 통째로 사라집니다.

찾아낸 자유판매 제도가 화장품을 덮는 그 제도가 아닐 수 있습니다. 어떤 나라는 이것을 제품 범주별로 운영하므로, 먼저 나오는 제도가 식품이나 다른 분야의 것이고 화장품은 별도 체계 아래에 있을 수 있습니다. 누군가 신청을 시작하기 전에 범주를 확인하십시오.

저희는 이 서류의 이름을 언어별로 한곳에 모아 두고, 이 사이트의 모든 페이지가 각 언어에서 그것을 같은 이름으로 부르게 합니다. 되풀이되는 사고에 대한 작은 살림입니다.

번역과 공증, 영사확인은 별도의 일정입니다

서류를 받는 것이 하나의 일입니다. 그것을 도착 시장에서 쓸 수 있게 만드는 것이 두 번째 일이고, 귀사가 통제하지 못하는 달력을 따라갑니다.

요구하는 시장에서는 자유판매증명서와 위임장을 발급받고 공증하고 영사확인을 마쳐야 제출할 수 있습니다. 저희가 다루는 시장 가운데 베트남 시장의 경로가 가장 분명한 경우입니다. 영사확인이 자체 일정으로 움직이고, 임계 경로는 제출이 아니라 대개 이쪽입니다. 브랜드들이 일관되게 이 시간을 과소평가하고, 그 과소평가는 구조적입니다. 제출이 마일스톤처럼 보이니 그 앞의 인증 절차가 잔심부름처럼 기획됩니다.

예상보다 느려지는 이유가 셋 있습니다.

• 단계가 아니라 사슬입니다. 발급과 공증과 영사확인은 서로 다른 세 고리이고, 도착지마다 같은 사슬을 요구하지도 않습니다. 인도네시아 서류는 요구되는 경우에 영사확인을 요청하고, 모든 시장에서 나오는 이야기는 아닙니다.
• 각 고리는 앞 고리의 결과만 받습니다. 단계를 동시에 진행할 수 없습니다.
• 한 번의 정정이 서류를 처음으로 되돌릴 수 있습니다. 등기와 다르게 적힌 회사명, 이전 주소, 이미 퇴사한 서명권자 가운데 하나면 충분합니다.

세 번째가 이 지루한 단계에 주의를 기울일 값어치를 만듭니다. 서명한 뒤가 아니라 무엇에든 서명하기 전에, 모든 당사자의 정확한 법인명과 주소를 확인하십시오.

나머지를 가능하게 하는 순서

아래 순서는 규제상의 요건이 아닙니다. 이대로 하면 각 단계가 다음 단계를 막지 않습니다.

1. 처방을 확정하기 전에 도착 시장을 정하십시오. 서류는 시장 결정의 보이는 절반입니다. 처방이 비싼 절반입니다.
2. 현지에서 누가 신고를 보유하는지 정리하십시오. 저희가 다루는 대부분의 시장에서 신고나 등록은 그 나라에 설립된 주체가 제출하고 보유하며, 그 당사자의 정확한 법인명이 곧 인증 절차에 넣을 서류에 적힙니다.
3. 제조 측 문서를 생기는 대로 모으십시오. 규격서, 제조 방법, 제조 관리 기준 진술, 안정성과 방부력 보고서까지 전부 통상의 개발 과정에서 나옵니다.
4. 자유판매증명서와 위임 서류, 인증 사슬을 함께 시작하십시오. 인증을 요구하는 시장에서는 이것이 대개 임계 경로입니다.
5. 시험성적서는 배치 출하 시점에 받으십시오. 그보다 일찍 나올 수 없으므로 선적일이 아니라 이 서류를 기준으로 서류철을 기획하십시오.
6. 아트워크는 맨 마지막에 두십시오. 표시 요건은 시장마다 정해집니다. 언어와 의무 기재사항, 수입자 정보입니다. 재인쇄는 이 순서에서 비싼 정정 축에 듭니다.

저희 몫과 귀사의 몫

저희는 제조 쪽을 준비해서 드립니다. 정량 처방 전체와 규격서, 배치별 시험성적서, 안정성과 방부력 보고서, 제조 확인서, 그리고 자유판매증명서 신청 지원입니다. 그 작업은 한국에서 화장품 수출에 적어 두었습니다.

저희가 할 수 없는 것이 넷이고, 일찍 말씀드리는 편이 나중의 대화 하나를 줄여 줍니다.

• 귀사 시장의 법정 역할을 저희가 맡지 않습니다. EU나 영국의 책임자는 그곳에 설립되어 있어야 합니다. 다른 곳에서도 같은 형태가 되풀이됩니다. 신고 보유자와 허가 보유자는 현지 법인입니다.
• 저희는 공장을 소유하지 않습니다. 제조 인증서는 파트너 공장의 것이고, 저희는 그것을 저희 것처럼 내밀지 않고 귀사의 라인에 대한 범위를 확인해 드립니다.
• 저희가 대신 제출하지 않습니다. 신고는 그것을 보유하는 당사자가 합니다.
• 이것은 법률 자문도 규제 자문도 아닙니다. 요건은 바뀝니다. 귀사 제품에 지금 걸리는 의무는 귀사 시장의 자격 있는 전문가에게 확인하십시오.

자주 묻는 질문

자유판매증명서란 무엇이고, 한국산 제품은 어디서 발급받나요?

제품이 원산국에서 자유롭게 판매되고 있음을 확인하는 서류입니다. 한국에서 만든 화장품은 한국에서 발급받은 뒤, 그 시장이 요구하는 경우 영사확인을 거쳐 도착 시장에 제출합니다. 수입자가 현지에서 받아 오는 서류가 아닙니다. 저희는 제조 측 신청을 지원하고, 인증 일정은 귀사와 파트너에게 있으며 일찍 시작해야 합니다.

시험성적서와 시험 보고서는 같은 것인가요?

시험성적서는 시험 보고서의 한 종류입니다. 합의한 규격에 대조해 한 배치의 결과를 기록하고, 그래서 그 배치가 만들어지기 전에는 존재할 수 없습니다. 개발 단계의 보고서인 안정성과 방부력, 적합성 보고서는 배치가 아니라 처방과 용기를 서술하고 훨씬 일찍 나옵니다. 수출 서류철에는 대개 둘 다 필요합니다.

GMP 인증서를 보내 주실 수 있나요?

저희 이름으로 된 것은 없습니다. Seoul Coslab은 생산 라인을 소유하지 않으므로 저희 이름의 제조 인증서가 존재하지 않습니다. 대신 귀사의 제품이 실제로 돌아갈 제조소와 라인의 현재 인증과 그 범위를 확인해 그 근거를 보내 드립니다. 인증이 있느냐보다 범위가 중요합니다. 인증서는 거기 인쇄된 작업만 덮고 그 밖은 덮지 않습니다.

모든 시장이 같은 서류를 요구하나요?

아니고, 그래서 이 글에는 체크리스트가 없습니다. 밑에 깔린 주장은 어디서나 비슷합니다. 본국에서 팔리고 있다, 배치가 규격에 맞는다, 제조소가 기준대로 운영된다, 원산지가 어디다입니다. 다만 어떤 서류를, 어떤 형식으로, 어떤 인증 절차와 함께 요구하는지는 도착지마다 다릅니다. 목록은 들어가시는 시장에서 받으십시오.

영사확인은 왜 그렇게 오래 걸리나요?

한 단계가 아니라 사슬이기 때문입니다. 각 고리가 앞 고리의 결과만 받으므로 단계를 동시에 진행할 수 없고, 어디서든 정정이 나면 서류가 처음으로 돌아갈 수 있습니다. 걸리는 기간도 제조사의 통제 밖에 있습니다. 요구하는 시장에서는 임계 경로로 다루시고, 당사자들의 법인명이 확정되는 즉시 시작하십시오.

판매를 시작한 뒤에 서류는 누가 보관하나요?

시장에 따라 현지 신고 보유자나 허가 보유자, 또는 책임자입니다. 그 당사자가 대개 당국을 상대하는 쪽이기도 해서, 행정의 문제인 만큼 상업의 문제이기도 합니다. 관계가 끝나면 그 신고가 어떻게 되는지 서면으로 합의하십시오. 첫 선적 뒤가 아니라 그 전입니다.

이 페이지는 제조 준비를 위한 일반 정보입니다. 법률 또는 규제 자문이 아니며, 법적 효력이 없고, 이 내용을 근거로 어떠한 권리도 주장할 수 없습니다. 요건은 시장과 시점에 따라 달라지므로, 실행에 옮기기 전에 해당 기관 또는 전문 자문인을 통해 현재 기준을 확인하시기 바랍니다.