Документы для экспорта косметики: CFS, CoA и GMP

Готовый продукт — ещё не отгружаемый продукт. Партии задерживают из-за документа гораздо чаще, чем из-за чего бы то ни было внутри флакона: в сертификате указано не то юридическое лицо, протокол испытаний описывает другую партию, процедуру удостоверения никто не начинал.

Большинство брендов знакомится с этими документами по одному — как с очередной просьбой экспедитора или импортёра — и относится к ним как к бланкам. Это не бланки. Каждый из них — утверждение, которое делает своя сторона о своём предмете, и собрать их в любом порядке не получится: часть описывает то, чего пока не существует.

Здесь о том, что именно утверждает каждый документ и почему порядок сбора имеет значение. Это ориентир, а не заключение о соответствии. Какие документы запросит ваше направление — вопрос к этому направлению: что требует каждый рынок перечисляет рынки, которые мы ведём, а первоисточники приведены в конце страницы.

Что доказывает каждый документ

Почти в каждом экспортном комплекте встречаются четыре утверждения. Если сначала назвать сами утверждения, документы перестают путаться между собой.

• Что продукт продаётся у себя дома. Рынок, где его делают, его принял, — значит, импортирующий рынок видит его не первым.
• Что эта партия отвечает своей спецификации. Не рецептура вообще, а содержимое вот этих коробов.
• Что предприятие работает по производственному стандарту. Утверждение о помещениях, оборудовании, документации и выпуске партии, а не о вашей рецептуре.
• Что сделано там, где вы говорите. Происхождение, которое к тому же входит в требования к маркировке на рынках, которые мы ведём.

Один документ почти никогда не закрывает два таких утверждения сразу. Это самое полезное, что стоит знать про весь набор: импортёр, просящий четвёртый документ, обычно просит четвёртое утверждение, а не придирается.

Сертификат свободной продажи отвечает на один вопрос

Сертификат свободной продажи (CFS) подтверждает, что продукт свободно продаётся в стране происхождения. Для косметики корейского производства его выдают в Корее, а затем представляют на рынке назначения.

Отсюда следуют три вещи, и на каждой бренды теряют время.

Он идёт наружу из страны производства. Это не документ, который ваш импортёр получает у себя. Если продукт сделан в Корее, сертификат приходит из Кореи — на какой бы рынок вы ни продавали и как бы этот документ там ни назывался.

Он описывает коммерческий статус дома, а не рецептуру и не партию. Рынок, которому нужна оценка компонентов, просит оценку компонентов; рынок, которому нужны результаты испытаний, просит результаты испытаний. Этот сертификат не заменяет ни того ни другого.

Его название на другом языке часто вовсе не перевод. Об этом отдельный раздел ниже.

Два рынка из тех, что мы ведём, формулируют требование прямо. Запуску во Вьетнаме, как правило, нужен сертификат свободной продажи, выданный в Корее и легализованный для использования во Вьетнаме. Досье для уведомления в Индонезии собирают из идентификации продукта, рецептурной рамки, документов производителя и сертификата свободной продажи или равнозначного документа — с легализацией там, где она требуется. На других рынках требование иное. Берите список у того рынка, куда вы входите, а не из статьи.

Паспорт качества принадлежит партии

Паспорт качества (CoA) фиксирует результаты испытаний одной партии. Это всё определение — и оно же ограничение: документ не может существовать раньше партии, которую описывает.

Именно здесь сталкиваются планирование документов и планирование производства. Бренд собирает экспортный комплект во время разработки, расставляет по местам всё остальное — и обнаруживает, что единственный документ, описывающий товар, который реально лежит в коробах, появляется в самом конце: после розлива, после испытаний при выпуске.

Отсюда два практических следствия.

Запрашивайте по одному на партию, на каждую партию. Вторая отгрузка — это вторая партия со своими результатами. Использовать первый паспорт повторно — не сокращение пути, а расхождение, которое рано или поздно найдут.

Проверьте, что за ним стоит та спецификация, о которой вы договаривались. Документ стоит ровно столько, сколько стоит эта спецификация, а вопрос о том, какая сторона её подписывает, — из тех, что решают до принятия обязательств: см. как проверить корейского поставщика косметики.

Документы на партию выходят из контроля качества и испытаний косметики в Корее как побочный продукт обычного производства. Получать их по мере появления не стоит ничего; восстанавливать потом — дорого.

Сертификат GMP принадлежит предприятию

Корейский CGMP и международный ISO 22716 — это системы надлежащей производственной практики (GMP), и обе привязаны к производственной площадке, а не к продукту и не к компании. Они охватывают помещения, оборудование, персонал, документацию и порядок выпуска партии. О конкретной рецептуре они не говорят ничего.

Отсюда следуют две вещи.

Сертификат покрывает только те операции, которые в нём напечатаны. Этот перечень операций — область действия — часть самого сертификата. Предприятие, сертифицированное на один вид операций, не становится тем самым сертифицированным на другой: линия, сертифицированная на эмульсии, не сертифицирована на аэрозоли.

«Наш партнёр сертифицирован» — это не ответ. Полезный вопрос называет площадку и линию, на которой действительно пойдёт ваш продукт. Что на самом деле подтверждает сертификат проводит ту же границу для остальных схем, о которых нас спрашивают, — халяль, веган и органические знаки в их числе.

Наша собственная позиция здесь должна прозвучать открыто: Seoul Coslab не владеет производственными линиями и не имеет собственных производственных сертификатов. Эти сертификаты принадлежат заводам. Когда партнёр под ваш проект подобран, мы подтверждаем действующую сертификацию и её область действия для конкретной линии и присылаем вам подтверждение, а не заявление.

Досье на продукцию — не сертификат

Один пункт типового экспортного комплекта вообще не является сертификатом, и относиться к нему как к сертификату — распространённая ошибка. Досье на продукцию — это подборка документов, которую держит сторона на рынке назначения и предъявляет органам власти по запросу. Его никто не выдаёт, никто не штампует, и заказать его нельзя.

Вклад производителя в него весом: полный количественный состав, спецификации на сырьё, метод производства, заявление о соответствии надлежащей производственной практике, данные по стабильности и по тесту на эффективность консервантов. А вот держать досье производитель не может. В ЕС его держателем является ответственное лицо, и эта роль требует учреждения на территории; уведомление в CPNP для косметики корейского производства разбирает эту последовательность по порядку. Досье того же рода встречается и за пределами Европы, в других регуляторных системах: при запуске в Таиланде его держит в Таиланде местный держатель уведомления, а мы даём метод производства и документы по площадке, которые в него входят.

Поэтому, когда импортёр просит у вас «PIF», он просит ту часть досье, которая идёт со стороны производства, — а собирать и хранить его будет он сам. Папка сертификатов на эту просьбу не отвечает.

Название меняется от языка к языку

Эта задержка стоит дней, а не денег.

Сертификат свободной продажи в разных странах называется по-разному, и закономерность не та, которую можно предположить. В одних языках есть устоявшееся собственное название, и документ выдают именно под ним. В других внутри официальных бумаг сохраняют английское название — и тогда придуманный перевод не опознаёт ничего: адресат ищет документ, которого под таким именем не существует, и заключает, что вы просите что-то необычное.

Отсюда два правила.

Называйте документ так, как он называется там, где его выдают, и ещё раз так, как он называется там, где его подают. Оба названия в одном письме снимают целый круг переписки.

Найденная схема выдачи сертификатов свободной продажи не обязательно та, что покрывает косметику. В части стран такие схемы действуют по категориям продукции, поэтому первая попавшаяся может относиться к пищевой продукции или к другому сектору, а косметика будет лежать в отдельной системе. Подтвердите категорию до того, как кто-нибудь начнёт подавать заявление.

Название этого документа по каждому языку мы держим в одном месте, чтобы каждая страница этого сайта называла его одинаково на том языке, на котором она опубликована. Мелкая уборка против повторяющейся осечки.

Перевод, нотариальное заверение и легализация идут по своему календарю

Получить документ — одна работа. Сделать его пригодным к использованию на рынке назначения — вторая, и она идёт по календарю, которым вы не управляете.

Там, где рынок этого требует, сертификат свободной продажи и доверенность нужно выдать, нотариально заверить и легализовать, прежде чем их можно будет подать. Вьетнамский маршрут — самый наглядный случай среди рынков, которые мы ведём: у легализации свой график, и критическим путём обычно оказывается она, а не сама подача. Бренды раз за разом её недооценивают, и недооценка эта структурная — вехой выглядит подача, поэтому стоящее перед ней удостоверение планируют как поручение.

Медленнее ожидаемого её делают три вещи.

• Это цепочка, а не шаг. Выдача, нотариальное заверение и легализация — три отдельных звена, и не каждое направление требует одной и той же цепочки. Индонезийское досье требует легализации там, где она нужна; возникает этот вопрос не на каждом рынке.
• Каждое звено принимает только результат предыдущего. Параллельно эти шаги не идут.
• Исправление способно вернуть документ в начало. Название компании, написанное не так, как в регистрации, устаревший адрес, подписант, покинувший компанию, — хватит любого из этого.

Из-за третьего пункта скучный шаг и заслуживает внимания: сверьте точные юридические наименования и адреса всех сторон до того, как что-то подписано, а не после.

Порядок, который делает возможным всё остальное

Приведённая последовательность не является требованием регулятора. Она нужна для того, чтобы ни один шаг не блокировал следующий.

1. Определите рынки назначения до того, как рецептура зафиксирована. Документы — видимая половина решения о рынке. Рецептура — дорогая половина.
2. Решите, кто держит подачу на месте. На большинстве рынков, которые мы ведём, уведомление или регистрацию подаёт и держит сторона, учреждённая там, и точное юридическое наименование этой стороны появится в документах, которые вы вот-вот отправите на удостоверение.
3. Собирайте документы со стороны производства по мере их появления. Спецификации, метод производства, заявление о надлежащей производственной практике, отчёты по стабильности и по тесту на эффективность консервантов — всё это рождается в ходе обычной разработки.
4. Сертификат свободной продажи, доверенность и цепочку удостоверения начинайте вместе. Там, где рынок требует удостоверения, это обычно и есть критический путь.
5. Паспорт качества берите при выпуске партии. Раньше он появиться не может, поэтому стройте комплект документов вокруг него, а не вокруг даты отгрузки.
6. Макет для печати оставьте напоследок. Требования к маркировке задаёт каждый рынок отдельно — язык, обязательные сведения, данные импортёра, — а перепечатка входит в число самых дорогих исправлений в этой последовательности.

Что на нас и что на вас

Мы готовим и передаём производственную сторону: полный количественный состав и спецификации, паспорта качества по партиям, отчёты по стабильности и по тесту на эффективность консервантов, справки от производства и поддержку при подаче на сертификат свободной продажи. Эта работа описана в разделе экспорт косметики из Кореи на ваш рынок.

Четыре вещи лежат вне того, что мы можем сделать, и сказать об этом лучше сразу.

• Мы не занимаем правовых ролей на вашем рынке. Ответственное лицо в ЕС или Великобритании должно быть учреждено там. Дальше картина повторяется: держатели уведомлений и держатели лицензий — местные юридические лица.
• Мы не владеем заводами. Производственные сертификаты принадлежат заводам-партнёрам, и мы подтверждаем область действия для вашей линии, а не выдаём чужой сертификат за свой.
• Мы не подаём документы от вашего имени. Подаёт та сторона, которая их держит.
• Это не юридическая и не регуляторная консультация. Требования меняются. Подтвердите действующие обязанности для вашего продукта у квалифицированного консультанта на вашем рынке.

Частые вопросы

Что такое сертификат свободной продажи и откуда он берётся для продукта из Кореи?

Он подтверждает, что продукт свободно продаётся в стране происхождения. Для косметики корейского производства его выдают в Корее, а затем представляют на рынке назначения — с легализацией там, где этот рынок её требует. Ваш импортёр его у себя не получит. Мы поддерживаем подачу со стороны производства; график удостоверения лежит на вас и вашем партнёре, и начинать его стоит рано.

Паспорт качества и протокол испытаний — одно и то же?

Паспорт качества — это один частный вид протокола испытаний. Он фиксирует результаты по одной партии относительно согласованной спецификации, поэтому и не может существовать раньше, чем эта партия сделана. Отчёты этапа разработки — по стабильности, по эффективности консервантов, по совместимости с упаковкой — описывают рецептуру и упаковку, а не партию, и появляются гораздо раньше. Экспортному комплекту обычно нужно и то и другое.

Можете прислать ваш сертификат GMP?

Своего — нет: Seoul Coslab не владеет производственными линиями, поэтому производственного сертификата на наше имя не существует. Вместо этого мы подтверждаем действующую сертификацию и её область действия для конкретной площадки и линии, на которой пойдёт ваш продукт, и присылаем это подтверждение. Область действия значит больше, чем сам факт наличия: сертификат покрывает напечатанные в нём операции и никакие другие.

Все ли рынки просят одни и те же документы?

Нет, и поэтому здесь нет чек-листа. Лежащие в основе утверждения везде похожи — продаётся дома, партия соответствует спецификации, предприятие работает по стандарту, происхождение, — но какие документы просят, в какой форме и с какими шагами удостоверения, зависит от направления. Берите список у того рынка, куда вы входите.

Почему легализация занимает так много времени?

Потому что это цепочка, а не один шаг: каждое звено принимает только результат предыдущего, поэтому параллельно шаги не идут, а исправление в любом месте способно вернуть документ в начало. К тому же её длительность лежит вне контроля производителя. Там, где рынок её требует, считайте её критическим путём и начинайте, как только зафиксированы юридические наименования сторон.

Кто держит документы, когда продажи уже идут?

В зависимости от рынка — местный держатель уведомления, держатель лицензии или ответственное лицо. Обычно эта же сторона и общается с органами власти, а значит, вопрос здесь коммерческий не меньше, чем административный. Договоритесь письменно, что будет с поданными документами, если отношения закончатся, — до первой отгрузки, а не после.

Эта страница содержит общую информацию для планирования производства. Она не является юридической или регуляторной консультацией, не имеет юридической силы, и на её основании нельзя предъявлять какие-либо требования. Требования различаются по рынкам и меняются со временем — прежде чем действовать, подтвердите актуальное состояние в профильном ведомстве или у квалифицированного консультанта.