韓國化妝品的出口文件：CFS、CoA 與 GMP

一件做好的產品，還未是一件出得了貨的產品。貨被扣住，因為文件的次數遠多於因為樽裏的東西——一張寫錯了主體名稱的證明書、一份描述另一批貨的測試報告、一道無人開始辦的認證手續。

大部分品牌是一份一份地碰上這些文件的，通常來自貨運代理或進口商的一句要求，於是把它們當成要填的表格。它們不是表格。每一份都是由不同的一方、就不同的一件事所作出的陳述，而且它們不能按你喜歡的次序去收集，因為其中有幾份所描述的東西，此刻還未存在。

這一篇講的是每一份文件在主張甚麼，以及收集的次序為甚麼要緊。這是方向性的說明，不是合規意見。你的目的地要哪幾份文件，是那個目的地的問題——各個市場分別要求甚麼列出我們涵蓋的市場，而一手出處在文末。

每一份文件在證明甚麼

幾乎每一份出口卷宗裏都會出現四項主張。先把主張說清楚，這些文件就容易分得開得多。

• 這件產品在本國有售。 生產它的那個市場已經接受了它，所以進口市場不是第一個見到它的。
• 這一批貨符合它的規格。 不是泛指那份配方——是這幾個紙箱裏的貨。
• 這個生產場地按一套生產規範運作。 這是關於場地、設備、文件與批次放行的陳述，不是關於你那份配方。
• 它是在你所說的地方做出來的。 原產地，這一項亦出現在我們所涵蓋的市場的標籤要求裏。

一份文件幾乎從不同時涵蓋其中兩項主張。這是關於這一整套文件最有用的一件事：一個進口商要第四份文件，通常是在要第四項主張，而不是在為難你。

自由銷售證明書只回答一條問題

自由銷售證明書（CFS）確認產品在其原產地可自由銷售。韓國製的化妝品，由韓國簽發，然後交到目的地市場。

由此推出三項後果，而品牌在每一項上都失時間。

它由生產國向外走。 它不是你的進口商在當地取得的文件。如果產品在韓國生產，那張證明書就由韓國來，不論你賣進哪一個市場，亦不論那份文件在當地叫甚麼名字。

它描述的是本國的商業狀態，不是配方，亦不是批次。 一個要成分評估的市場會要成分評估；一個要測試結果的市場會要測試結果。這張證明書代替不了其中任何一樣。

它在另一種語言裏的名稱，經常不是一個譯名。 這一點下面另有一節。

我們涵蓋的市場之中，有兩個把這項要求說得很白。越南上市通常需要一張在韓國簽發、並為在越南使用完成領事認證的自由銷售證明書。印尼的通報卷宗由產品身份、配方框架、製造商文件，以及一張自由銷售證明書或同等文件砌成，並在有要求時完成領事認證。其他地方的要求各有不同。請由你要進的那個市場拿清單，不要由一篇文章拿。

化驗報告屬於一個批次

化驗報告（CoA）記錄的是一個批次的測試結果。這就是它的全部定義，而這同時是那項限制：這份文件不可能在它所描述的那個批次之前存在。

文件的規劃與生產的規劃，正正在這一點上相撞。一個品牌在開發期間砌好自己的出口卷宗、把其餘一切都就位，然後發現：唯一一份描述紙箱裏那批實貨的文件，是在最後才產生的——在灌裝之後、在放行檢測之後。

兩項實務後果：

每一批都要一份，批批都要。 第二次付運是第二個批次，有它自己的結果。沿用第一份證明書並不是捷徑；那是一個等着被發現的對不上。

核實它背後那份規格，是不是你當初談定的那一份。 這份文件值多少，就等於那份規格值多少；而規格由哪一方簽字，是你在落實之前要談定的問題之一——見怎樣審視一家韓國化妝品供應商。

批次文件是韓國化妝品品質管制及檢測在正常生產中產出的副產品。一產生就收下來不用花錢；事後重建則昂貴。

GMP 證書屬於一個場地

韓國的 CGMP 與國際上的 ISO 22716 都是良好生產規範（GMP）框架，而兩者都附在一個生產場地上，不是附在一件產品或一家公司上。它們涵蓋場地、設備、人員、文件，以及一個批次怎樣放行。它們對任何一份具體的配方都不置一詞。

由此推出兩件事。

一張證書只涵蓋印在它上面的那些工序。 那份工序清單——它的範圍——本身就是證書的一部分。一個場地就某一類工序取得認證，並不因此就其他工序取得認證：一條就乳化物取得認證的生產線，並無就氣霧劑取得認證。

「我們的夥伴有認證」並不是一個答案。 有用的問法會點名說出你的產品實際會走的那個場地與那條生產線。一張證書實際上證明甚麼就買家問我們的其他幾套制度——清真、純素與有機標誌等等——劃出同一條分界。

我們自己的位置在這裏應該擺明：Seoul Coslab 並不擁有生產線，亦並無自己的生產認證。這些證書屬於那些廠房。一旦有夥伴配到你的項目上，我們會就那一條具體生產線確認現行認證及其範圍，然後把證據寄給你，而不是寄一句話給你。

產品資料檔案不是一張證書

一份典型出口卷宗裏，有一項根本不是證書，而把它當成證書是一個常見的錯誤。產品資料檔案是由目的地市場的某一方保存、並在監管機構要求時提供查閱的一份卷宗。沒有人簽發它、沒有人蓋章，你亦訂購不了一份。

製造商為它貢獻的部分份量不輕：完整的定量配方、原料規格、生產方法、一份符合良好生產規範的聲明，以及穩定性與防腐效能數據。製造商保存不了它。在歐盟，保存它的是責任人，而那個角色要求在當地設立——韓國製化妝品的 CPNP 通報按次序講了那條路徑。同一類檔案在歐洲以外的其他制度下亦有；在泰國上市時，它由當地的通報持有人在泰國保存，而我們提供進入其中的生產方法與場地文件。

所以當一個進口商向你要「那份 PIF」，它要的是它自己會砌起來並保存的那份檔案裏，屬於製造端的內容。一個裝滿證書的資料夾，並不回應那項要求。

名稱會隨語言而變

這個問題花掉的是日子，不是金錢。

自由銷售證明書在不同地方叫不同的名字，而規律並不是你會猜到的那一種。有些語言有一個確立的本地名稱，文件就以那個名稱簽發。另一些則在自己的官方文件裏保留英文名稱，於是一個自創的譯名甚麼都指認不到——你寄過去的那個人，會去找一份以那個名稱並不存在的文件，然後結論是你在要一件不尋常的東西。

由此得出兩條規矩。

用它在簽發地的叫法去稱呼它，然後再用它在提交地的叫法稱呼一次。 把兩個名稱放進同一封電郵，就省掉一整輪混亂。

你找到的自由銷售制度，未必就是涵蓋化妝品的那一套。 有些國家按產品類別分開設立這些制度，所以最先浮出來的那一套，可能屬於食品或另一個界別，而化妝品坐在另一個框架之下。請在有人開始申請之前，先確認類別。

我們把這份文件按語言逐一記在同一個地方，好讓本站每一頁在它出版的每一種語言裏，都用同一個名字去叫它。這是一件對着一種反覆出現的失手所做的小小家務。

翻譯、公證與領事認證是另一張時間表

取得一份文件是一件工作。令它在目的地市場用得上，是第二件工作，而它跟着一張你控制不了的日曆走。

在有要求的市場，自由銷售證明書與授權書要簽發、公證再作領事認證，才提交得了。在我們涵蓋的市場之中，越南那條路徑是最清楚的例子：領事認證有它自己的時間表，而且通常才是關鍵路徑，不是提交本身。品牌總是低估它，而這種低估是結構性的——提交看起來才像那個里程碑，於是排在它前面的認證手續，被當成一件跑腿的事去規劃。

有三件事令它比預期慢。

• 它是一條鏈，不是一個步驟。 簽發、公證與領事認證是三個各自獨立的環節，而且不是每一個目的地都要求同一條鏈。印尼的卷宗在有要求時要求領事認證；並不是每一個市場都有這一項。
• 每一環只接受上一環的產出。 這幾步不能同時進行。
• 一處更正可以令文件退回起點。 公司名稱與登記文件拼法不同、一個已被取代的地址、一位已經離職的簽署人——任何一項都足夠。

第三點正是這一步雖然沉悶卻值得留神的原因：在任何東西簽署之前，先核實每一方確切的法定名稱與地址，不要在之後。

令其餘一切變得可能的那個次序

下面這個次序並不是一項法規要求。按它走，只是令每一步不去擋住下一步。

1. 在配方定稿之前決定目的地市場。 文件是一個市場決定看得見的那一半。配方是昂貴的那一半。
2. 談定當地由誰持有申報。 在我們涵蓋的大部分市場裏，通報或登記由一個在當地設立的主體提交並持有，而那一方確切的法定名稱，會出現在你即將拿去認證的文件上。
3. 邊產生邊收集製造端的文件。 規格書、生產方法、良好生產規範聲明、穩定性與防腐效能報告——全部都是在一般開發過程中產生的。
4. 把自由銷售證明書、任何授權文件與那條認證鏈一起開始辦。 在有認證要求的市場，這通常就是關鍵路徑。
5. 在批次放行時取化驗報告。 它到不了更早，所以請圍繞它、而不是圍繞付運日期去規劃這份文件包。
6. 把印刷稿留到最後。 標籤要求按市場而定——語言、必列事項、進口商資料——而重印是這個次序裏較昂貴的一種更正。

哪些在我們這邊，哪些在你那邊

我們負責備妥並提供製造端的部分：完整的定量配方與規格書、按批次的化驗報告、穩定性與防腐效能報告、製造聲明，以及自由銷售證明書申請的支援。這部分工作寫在由韓國出口化妝品到你的市場。

有四件事在我們做得到的範圍之外，早說出來可以省掉日後的一場對話。

• 我們不在你的市場擔任法律角色。 歐盟或英國的責任人必須在當地設立。這個模式在別處重複：通報持有人與牌照持有人都是本地主體。
• 我們並不擁有工廠。 生產認證屬於合作廠房，我們是為你那條生產線確認範圍，而不是把一張證書說成我們的。
• 我們不代你提交。 申報由持有它的那一方提交。
• 這並非法律或法規意見。 要求會變。請向你市場裏的合資格顧問確認你那件產品現行的責任。

常見問題

自由銷售證明書是甚麼，韓國製的產品由哪裏取得

它是一份證明產品在原產地可自由銷售的文件。韓國製的化妝品由韓國簽發，再在目的地市場提交，並在該市場有要求時先完成領事認證。它不是你的進口商在當地取得的文件。我們支援製造端的申請；認證的時間表在你與你的夥伴那一邊，而且應該及早開始。

化驗報告與測試報告是同一回事嗎

它是測試報告的其中一種。化驗報告記錄的是單一批次對照一份談定規格的結果，這亦是為甚麼它不可能在那個批次做出來之前存在。開發階段的報告——穩定性、防腐效能、相容性——描述的是配方與包裝，不是一個批次，而且它們產生得早得多。一份出口卷宗通常兩者都要。

可以把你們的 GMP 證書寄給我們嗎

我們自己並無一張：Seoul Coslab 並不擁有生產線，所以並無以我們名義存在的生產認證。我們做的是為你的產品實際會走的那個場地與那條生產線，確認現行認證及其範圍，然後把那份證據寄過去。範圍比有沒有更要緊——一張證書只涵蓋印在它上面的那些工序，其餘都不涵蓋。

所有市場要的文件都一樣嗎

不一樣，這亦是為甚麼這一篇並無清單。底下那幾項主張在哪裏都相似——本國有售、批次符合規格、場地按標準運作、原產地——但要哪幾份文件、以甚麼形式、配哪幾道認證手續，按目的地而異。請由你要進的那個市場拿清單。

領事認證為甚麼這麼慢

因為它是一條鏈而不是一個步驟：每一環只接受上一環的產出，所以這幾步不能同時進行，而任何一處更正都可以把文件送回起點。它的長短亦在製造商的控制之外。在有要求的市場，請把它當成關鍵路徑，並在各方的法定名稱一確定就開始辦。

開始銷售之後，這些文件由誰保存

視乎市場，是當地的通報持有人、牌照持有人或責任人。那一方通常亦是與監管機構打交道的一方，所以這既是一個行政問題，亦是一個商業問題。請在第一次付運之前、而不是之後，用書面談定：如果這段關係結束，那份申報會怎樣。

本頁為製造規劃用途的一般資訊，不構成法律或監管意見，不具法律效力，亦不得據此主張任何權利。各市場要求不同且不時變動，採取行動前，請向主管機構或專業顧問確認最新規定。