Documentos de exportação: venda livre, análise e BPF

Um produto acabado ainda não é um produto expedível. As expedições ficam retidas muito mais vezes por um documento do que por qualquer coisa relacionada com o que está dentro do frasco — um certificado que nomeia a entidade errada, um relatório de ensaio que descreve outro lote, uma autenticação que ninguém começou.

A maioria das marcas encontra estes documentos um a um, como pedido de um transitário ou de um importador, e trata-os como formulários a preencher. Não são formulários. Cada um é uma afirmação feita por uma parte diferente sobre uma coisa diferente, e não se reúnem por qualquer ordem, porque alguns deles descrevem algo que ainda não existe.

Este artigo trata do que cada documento afirma e de por que razão a ordem de recolha importa. É orientação e não um parecer de conformidade. Que documentos o seu destino pede é uma pergunta para esse destino — o que cada mercado exige expõe os mercados que cobrimos, e as fontes primárias estão no fim.

O que cada documento está a provar

Há quatro afirmações que aparecem em quase todos os processos de exportação. Nomear primeiro as afirmações torna os documentos muito mais fáceis de manter separados.

• Que o produto é vendido em casa. O mercado onde é feito aceitou-o, pelo que o mercado importador não é o primeiro a vê-lo.
• Que este lote cumpre a sua especificação. Não a fórmula em geral — o material que está nestas caixas.
• Que o local é operado segundo uma norma de fabrico. Uma afirmação sobre instalações, equipamento, documentação e libertação de lote, e não sobre a sua fórmula.
• Que foi feito onde diz que foi feito. A origem, que aparece também nos requisitos de rotulagem dos mercados que cobrimos.

É raríssimo um documento cobrir duas destas afirmações. É essa a coisa mais útil a saber sobre o conjunto todo: um importador que peça um quarto documento está em regra a pedir uma quarta afirmação, e não a ser difícil.

O certificado de venda livre responde a uma pergunta

Um certificado de venda livre confirma que o produto é livremente vendido no seu país de origem. Para um cosmético feito na Coreia, é emitido na Coreia e depois apresentado no mercado de destino.

Daqui decorrem três consequências, e as marcas perdem tempo em cada uma delas.

Viaja para fora a partir do país de fabrico. Não é um documento que o seu importador obtenha localmente. Se o produto é feito na Coreia, o certificado vem da Coreia, seja qual for o mercado onde vende e seja qual for o nome que o documento tenha ali.

Descreve a situação comercial em casa, e não a fórmula nem o lote. Um mercado que queira uma avaliação de ingredientes pede uma avaliação de ingredientes; um que queira resultados de ensaios pede resultados de ensaios. Este certificado não substitui nem uma coisa nem outra.

O nome que tem noutra língua muitas vezes não é uma tradução. Isso tem uma secção própria mais abaixo.

Dois dos mercados que cobrimos enunciam o requisito com clareza. Um lançamento no Vietname precisa normalmente de um certificado de venda livre emitido na Coreia e legalizado para uso no Vietname. O processo de notificação na Indonésia reúne-se a partir da identidade do produto, do quadro de formulação, da documentação do fabricante e de um certificado de venda livre ou equivalente, com legalização onde for exigida. Noutros sítios o requisito difere. Vá buscar a lista ao mercado onde está a entrar, e não a um artigo.

O certificado de análise pertence a um lote

Um certificado de análise regista os resultados dos ensaios de um lote. É essa a definição inteira, e é também a limitação: o documento não pode existir antes do lote que descreve.

O planeamento dos documentos e o planeamento da produção colidem exatamente neste ponto. Uma marca reúne o seu processo de exportação durante o desenvolvimento, põe tudo o resto no lugar, e depois descobre que o único documento que descreve a mercadoria que está de facto nas caixas é gerado no fim — depois do enchimento, depois dos ensaios de libertação.

Duas consequências práticas:

Peça um por lote, em todos os lotes. Uma segunda expedição é um segundo lote, com resultados próprios. Reutilizar o primeiro certificado não é um atalho; é um desencontro à espera de ser descoberto.

Verifique se a especificação que está por trás dele é a especificação que acordou. O documento vale exatamente o que essa especificação valer, e qual das partes assina a especificação é uma das perguntas a resolver antes de se comprometer — ver como avaliar um fornecedor coreano de cosmética.

A documentação de lote sai do controlo de qualidade e ensaios de cosmética na Coreia como subproduto da produção normal. Recebê-la à medida que é gerada não custa nada; reconstruí-la depois sai caro.

O certificado BPF pertence a um local

O CGMP na Coreia e a ISO 22716 internacionalmente são ambos enquadramentos de boas práticas de fabrico (BPF), e ambos se agarram a um local de produção, e não a um produto nem a uma empresa. Cobrem as instalações, o equipamento, o pessoal, a documentação e a forma como um lote é libertado. Não dizem nada sobre nenhuma fórmula em particular.

Daqui decorrem duas coisas.

Um certificado cobre apenas as operações que estão impressas nele. Essa lista de operações — o seu âmbito — faz parte do próprio certificado. Um local certificado para um tipo de operação não fica por isso certificado para outro: uma linha certificada para emulsões não está certificada para aerossóis.

«O nosso parceiro é certificado» não é uma resposta. A pergunta útil nomeia o local e a linha em que o seu produto vai de facto correr. O que uma certificação cobre de facto traça a mesma distinção para os outros esquemas por que os compradores nos perguntam, entre eles as marcas halal, vegan e biológica.

A nossa própria posição pertence aqui, às claras: a Seoul Coslab não possui linhas de produção e não detém certificação de fabrico própria. Estes certificados pertencem às fábricas. Assim que um parceiro é emparelhado com o seu projeto, confirmamos a certificação em vigor e o seu âmbito para essa linha concreta e enviamos-lhe a evidência em vez de uma afirmação.

Um ficheiro de informações sobre o produto não é um certificado

Há um item de um processo de exportação típico que não é um certificado de todo, e tratá-lo como tal é um erro comum. Um ficheiro de informações sobre o produto é um processo guardado por uma parte no mercado de destino e disponibilizado às autoridades a pedido. Ninguém o emite, ninguém o carimba, e não se pode encomendar um.

O que um fabricante contribui para ele é substancial: a fórmula quantitativa completa, as especificações das matérias-primas, o método de fabrico, uma declaração de conformidade com as boas práticas de fabrico, e os dados de estabilidade e de eficácia do conservante. Um fabricante não o pode guardar. Na UE, quem o guarda é a pessoa responsável, e esse papel exige estabelecimento no território — notificação CPNP de um cosmético feito na Coreia expõe essa sequência por ordem. Um ficheiro do mesmo tipo aparece fora da Europa ao abrigo de outros enquadramentos; num lançamento na Tailândia é guardado na Tailândia pelo titular local da notificação, e nós fornecemos o método de fabrico e a documentação do local que entram nele.

Por isso, quando um importador lhe pede «o PIF», está a pedir-lhe o conteúdo do lado do fabrico de um ficheiro que ele próprio vai reunir e guardar. Uma pasta de certificados não responde a esse pedido.

O nome muda de língua para língua

Este problema custa dias, e não dinheiro.

O certificado de venda livre chama-se coisas diferentes em sítios diferentes, e o padrão não é o que se adivinharia. Algumas línguas têm um nome próprio estabelecido, e o documento é emitido com esse nome. Outras mantêm o nome inglês dentro dos seus próprios documentos oficiais, pelo que uma tradução inventada não identifica nada — a pessoa a quem o enviou procura um documento que não existe com esse nome, e conclui que está a pedir algo invulgar.

Daqui saem duas regras.

Nomeie o documento como ele se chama onde é emitido, e outra vez como se chama onde é apresentado. Pôr os dois nomes na mesma mensagem elimina uma ronda inteira de confusão.

Um esquema de venda livre que encontre não é necessariamente o que cobre os cosméticos. Alguns países operam estes esquemas por categoria de produto, pelo que o esquema que aparece primeiro pode pertencer aos alimentos ou a outro setor enquanto os cosméticos ficam sob um enquadramento separado. Confirme a categoria antes de alguém iniciar um pedido.

Guardamos o nome deste documento, língua a língua, num só sítio, para que todas as páginas deste sítio lhe chamem a mesma coisa em cada língua em que são publicadas. É uma arrumação pequena contra uma falha recorrente.

A tradução, o reconhecimento notarial e a legalização são outro calendário

Obter um documento é um trabalho. Torná-lo utilizável no mercado de destino é um segundo trabalho, e segue um calendário que não controla.

Onde um mercado o exige, um certificado de venda livre e uma procuração têm de ser emitidos, reconhecidos e legalizados antes de poderem ser apresentados. A via vietnamita é o caso mais claro entre os mercados que cobrimos: a legalização mantém um calendário próprio e é habitualmente o caminho crítico, e não a apresentação em si. As marcas subestimam-na de forma consistente, e a subestimação é estrutural — a apresentação parece o marco, pelo que a autenticação que a antecede é planeada como um recado.

Há três coisas que a tornam mais lenta do que se espera.

• É uma corrente, e não um passo. Emitir, reconhecer e legalizar são três elos separados, e nem todos os destinos pedem a mesma corrente. O processo indonésio pede legalização onde for exigida; não surge em todos os mercados.
• Cada elo aceita apenas o resultado do anterior. Os passos não podem ser dados ao mesmo tempo.
• Uma correção pode devolver o documento ao princípio. Um nome de empresa escrito de forma diferente da do registo, uma morada já desatualizada, um signatário que saiu da empresa — qualquer uma destas coisas basta.

O terceiro ponto é a razão por que um passo aborrecido merece atenção: verifique os nomes legais exatos e as moradas de todas as partes antes de se assinar seja o que for, e não depois.

A ordem que torna o resto possível

A sequência abaixo não é uma exigência regulamentar. Segui-la impede que cada passo bloqueie o seguinte.

1. Decida os mercados de destino antes de a fórmula estar fechada. Os documentos são a metade visível de uma decisão de mercado. A fórmula é a metade cara.
2. Resolva quem guarda a submissão localmente. Na maioria dos mercados que cobrimos, uma notificação ou um registo é apresentado e guardado por uma entidade ali estabelecida, e o nome legal exato dessa parte vai aparecer em documentos que está prestes a mandar autenticar.
3. Recolha a documentação do lado do fabrico à medida que é gerada. Especificações, método de fabrico, declaração de boas práticas de fabrico, relatórios de estabilidade e de eficácia do conservante — tudo isso é produzido durante o desenvolvimento normal.
4. Comece ao mesmo tempo o certificado de venda livre, qualquer documento de autorização e a corrente de autenticação. Onde um mercado exige autenticação, é este habitualmente o caminho crítico.
5. Tire o certificado de análise na libertação do lote. Não pode chegar antes, por isso planeie o conjunto de documentos à volta dele em vez de à volta da data de expedição.
6. Deixe a arte final para o fim. Os requisitos de rótulo são fixados por mercado — língua, menções obrigatórias, dados do importador — e reimprimir é uma das correções mais caras desta sequência.

O que fica connosco e o que fica consigo

Preparamos e fornecemos o lado do fabrico: a fórmula quantitativa completa e as especificações, os certificados de análise por lote, os relatórios de estabilidade e de eficácia do conservante, as declarações de fabrico, e apoio ao pedido do certificado de venda livre. Esse trabalho está descrito em exportar cosmética da Coreia para o seu mercado.

Há quatro coisas fora do que podemos fazer, e dizê-lo cedo poupa uma conversa mais tarde.

• Não ocupamos papéis legais no seu mercado. Uma pessoa responsável na UE ou no Reino Unido tem de estar ali estabelecida. O padrão repete-se noutros sítios: os titulares de notificações e os titulares de licenças são entidades locais.
• Não possuímos fábricas. Os certificados de fabrico pertencem às fábricas parceiras, e confirmamos o âmbito para a sua linha em vez de apresentarmos um certificado como nosso.
• Não submetemos em seu nome. As submissões são feitas pela parte que as guarda.
• Isto não é aconselhamento jurídico nem regulamentar. Os requisitos mudam. Confirme as obrigações em vigor para o seu produto com um consultor qualificado no seu mercado.

Perguntas frequentes

O que é um certificado de venda livre, e de onde vem no caso de um produto feito na Coreia?

Confirma que o produto é livremente vendido no seu país de origem. Para um cosmético feito na Coreia é emitido na Coreia e depois apresentado no mercado de destino, após legalização onde esse mercado a exija. Não é um documento que o seu importador obtenha localmente. Damos apoio ao pedido do lado do fabrico; o calendário da autenticação fica consigo e com o seu parceiro, e deve ser começado cedo.

Um certificado de análise é o mesmo que um relatório de ensaio?

É um tipo particular de relatório de ensaio. Um certificado de análise regista resultados de um único lote face a uma especificação acordada, e é por isso que não pode existir antes de esse lote ser feito. Os relatórios de desenvolvimento — estabilidade, eficácia do conservante, compatibilidade — descrevem a fórmula e a embalagem em vez de um lote, e são produzidos muito antes. Um processo de exportação precisa habitualmente dos dois.

Podem enviar-nos o vosso certificado BPF?

Nenhum nosso: a Seoul Coslab não possui linhas de produção, pelo que não existe nenhum certificado de fabrico em nosso nome. O que fazemos em vez disso é confirmar a certificação em vigor e o seu âmbito para o local e a linha concretos em que o seu produto vai correr, e depois enviar essa evidência. O âmbito conta mais do que a existência — um certificado cobre as operações impressas nele e mais nenhumas.

Todos os mercados pedem os mesmos documentos?

Não, e é por isso que este artigo não tem uma lista de verificação. As afirmações de fundo são parecidas em todo o lado — vendido em casa, lote conforme à especificação, local operado segundo uma norma, origem —, mas que documentos são pedidos, em que forma, e com que passos de autenticação difere consoante o destino. Vá buscar a lista ao mercado onde está a entrar.

Porque é que a legalização demora tanto?

Porque é uma corrente e não um passo único: cada elo aceita apenas o resultado do anterior, pelo que os passos não podem ser dados ao mesmo tempo, e uma correção em qualquer ponto pode devolver o documento ao princípio. A sua duração fica também fora do controlo do fabricante. Onde um mercado a exige, trate-a como o caminho crítico e comece assim que os nomes legais das partes estiverem fixados.

Quem guarda os documentos depois de estarmos a vender?

Consoante o mercado, um titular local da notificação, um titular da licença ou uma pessoa responsável. Essa parte é normalmente também aquela com quem as autoridades tratam, o que faz disto uma questão comercial tanto como administrativa. Acorde por escrito o que acontece à submissão se a relação terminar, antes da primeira expedição e não depois.

Esta página contém informação geral para o planeamento do fabrico. Não constitui aconselhamento jurídico ou regulamentar, não tem efeito legal e dela não decorre qualquer direito. Os requisitos variam de mercado para mercado e mudam ao longo do tempo — antes de agir com base no que aqui está, confirme a posição atual junto da autoridade competente ou de um consultor qualificado.